FAQ

FAQ- czyli odpowiedzi na najczęstsze pytania

Odpowiedzi na pytania dotyczące procesu rezerwacji

1. Ile jest czasu na wpłatę od momentu zrobienia rezerwacji?

Z chwilą zrobienia rezerwacji jest 36 godzin na wpłatę zaliczki w wysokości 40%, natomiast w przypadku płatności kartą lub gdy rezerwacja następuje w czasie krótszym niż 30 dni od daty wyjazdu należy wpłacić od razu całość.

2. Czy mogę rozłożyć płatność na raty?

Tak, istnieje możliwość rozłożenia płatności na raty. Wystarczy opłacić zaliczkę, a pozostałą kwotę można wpłacać w ratach do terminu końcowej płatności, czyli 30 dni przed terminem wyjazdu.

3. Gdzie mogę znaleźć rachunek bankowy do wpłaty?

Każda rezerwacja posiada indywidualny rachunek bankowy, znajduje się on na umowie, która przychodzi w mailu potwierdzającym rezerwację. W przypadku dokonywania rezerwacji dla dwójki dzieci bardzo prosimy o zwrócenie uwagi na numer rachunku, gdyż jest on inny dla każdej rezerwacji, więc należy dokonać dwóch różnych płatności.

4. Jak skorzystać z promocji stałej np. stały klient?

Po dokonaniu rezerwacji należy się z nami skontaktować telefonicznie bądź mailowo, podać imię i nazwisko uczestnika oraz numer rezerwacji i nasz pracownik naliczy należną zniżkę.

5. Dlaczego transport nie jest wliczony w cenę obozu?

Cena transportu jest oddzielna, ponieważ jej wysokość zależy od miasta, z którego uczestnik wyrusza. Aby zachować sprawiedliwy podział kosztów, kwota za transport została wyjęta z ceny głównej obozu i doliczana osobno – w zależności od miejsca wyjazdu.

6. Czy w przypadku rezygnacji z imprezy ponoszę jakieś koszty i czy mogę się jakoś zabezpieczyć?

Zgodnie z warunkami uczestnictwa koszt rezygnacji z imprezy do 30 dni przed wyjazdem to 7% im bliżej wyjazdu to koszty są większe, nawet do 90% kwoty imprezy w dniu wyjazdu. Każda rezygnacja jest rozpatrywana indywidualnie. Aby ograniczyć koszty rezygnacji można wykupić ubezpieczenie od rezygnacji.

7. Czy w przypadku zmiany rezerwacji ponoszę jakieś koszty?

Zmiana rezerwacji jest równoznaczna z rezygnacją z imprezy, czyli koszt może wynieść nawet do 90% ceny imprezy. Wykupując ubezpieczenie zmiana rezerwacji, mogą Państwo bez żadnych kosztów dokonywać zmiany rezerwacji do 10 dni przed wyjazdem oczywiście jeśli na imprezie na którą chcą się Państwo przenieść są miejsca.

8. Czy mogę zmienić dane uczestnika w rezerwacji (np. przekazać wyjazd innej osobie)?

Tak, istnieje możliwość zmiany uczestnika. W takim przypadku prosimy o jak najszybszy kontakt z biurem w celu dopełnienia formalności.

9. Kiedy należy wypełnić kartę kwalifikacyjną uczestnika i czy trzeba ją dostarczyć?

Kartę kwalifikacyjną możemy wypełnić od razu po zaksięgowaniu się pierwszej wpłaty na konto uczestnika. Dostajemy link do karty, której hasłem jest data urodzenia dziecka. Gdy uczestnik zostanie zakwalifikowany na obóz, otrzymają Państwo maila zwrotnego z plikiem PDF karty do pobrania, kartę należy wydrukować, podpisać i zabrać ze sobą na zbiórkę. W razie problemu z zalogowaniem bądź brakiem otrzymania maila z formularzem prosimy o kontakt z biurem.

10. Czy należy zgłosić specjalną dietę dla dziecka?

Tak, większość ośrodków oferuje możliwość dostosowania diety do potrzeb dziecka (np. bezglutenowa, wegetariańska). Należy zgłosić mailowo specjalne wymagania dietetyczne maksymalnie do dwóch tygodni przed planowanym wyjazdem. Niektóre ośrodki doliczają sobie dopłatę do specjalistycznej diety.

11. Czy wycieczkę fakultatywną muszę wykupić z chwilą robienia rezerwacji?

Wycieczkę fakultatywną można wykupić już z chwilą robienia rezerwacji, ale nie trzeba. Można wykupić wycieczkę u nas w biurze do dwóch tygodni przed rozpoczęciem imprezy, zgłaszając to nam mailowo lub telefonicznie, wtedy doliczamy do rezerwacji i można dokonać przelewu. Można także wykupić wycieczkę już podczas trwania imprezy płacąc za nią gotówką u kierownika.

12. Czy i jak mogę otrzymać fakturę?

Fakturę można otrzymać po pełnej wpłacie za obóz, najpóźniej do trzech miesięcy od zakończenia obozu. Aby otrzymać fakturę należy napisać maila z danymi do faktury, wtedy ją wystawiamy i wysyłamy zwrotnie na adres mailowy.

13. Co to jest Turystyczny Fundusz Gwarancyjny (TFG)?

Jest to zabezpieczenie na wypadek niewypłacalności biura podróży, które obowiązuje od dnia 26.11.2016. Pieniądze uzyskane z tego zabezpieczenia będą przeznaczone na pokrycie kosztów powrotu klientów do kraju oraz zwrot wpłat za niezrealizowane i przerwane imprezy turystyczne. Wysokość odprowadzanych składek przez organizatora do TFG to: 0 PLN w przypadku imprez organizowanych w Polsce i krajach mających lądową granicę z Polską, 10 PLN w przypadku imprez zagranicznych Europejskich, 13 PLN w przypadku imprez w krajach poza Europejskich oraz 15 PLN w przypadku imprez organizowanych liniami czarterowymi.

14. Jak wygląda kontakt z dzieckiem w trakcie obozu?

Zasady korzystania z telefonów różnią się w zależności od rodzaju wyjazdu:

-na koloniach i obozach dla młodszych dzieci w Polsce telefony są zazwyczaj przechowywane u kadry. Uczestnicy otrzymują je po posiłkach na 15 minut (3 razy dziennie, łącznie ok. 45 minut). Na noc telefony znajdują się u kierownika (choć zasady mogą się nieco różnić w zależności od ośrodka),

-na obozach młodzieżowych za granicą telefony nie są zabierane i uczestnicy mogą korzystać z nich bez ograniczeń.

W nagłych sytuacjach rodzice mogą zawsze skontaktować się bezpośrednio z kierownikiem obozu.

FAQ – dotyczące realizacji wyjazdu

1. Czy obóz/kolonia może się nie odbyć?

Tak, obóz/kolonia może się nie odbyć w przypadku, gdy nie zostanie zarezerwowana ponad połowa przewidzianych w danym terminie miejsc lub gdy któryś z naszych kontrahentów zmieni warunki umowy. Oczywiście zdarzają się także sytuacje losowe, na które nie mamy wpływu i jesteśmy zmuszeni do odwołania kolonii/obozu, staramy się wtedy zapewnić naszym uczestnikom miejsce na innym wyjeździe lub gwarantujemy zwrot pełnej kwoty.

2. Czy obozy są zgłoszone do Kuratorium?

Wszystkie obozy zawsze zgłaszane są do odpowiedniego Kuratorium. Zgłoszenie następuje na około 21 dni przed konkretnym terminem dlatego na 2-3 miesiące przed wyjazdem nie jesteśmy w stanie podać jeszcze numeru zgłoszenia.

3. Jak wygląda opieka medyczna podczas obozu? Co jeśli dziecko ma alergię lub przyjmuje leki na stałe? 

Każdy obóz ma zapewniony dostęp do opieki medycznej. W razie potrzeby uczestnik kierowany jest do najbliższej placówki medycznej, a w przypadku wyjazdów zagranicznych opieka realizowana jest w ramach ubezpieczenia. W przypadku dzieci, które na co dzień przyjmują leki, sprawa jest ustalana indywidualnie z kierownikiem obozu. Kadra może przechowywać leki i przypominać uczestnikom o ich przyjmowaniu, jednak nie ma uprawnień do ich podawania. Informację o alergiach i przyjmowanych lekach należy wpisać w karcie kwalifikacyjnej uczestnika. Leki przekazuje się wychowawcy w podpisanym opakowaniu wraz z instrukcją dawkowania. O każdej sytuacji wymagającej interwencji medycznej rodzice są niezwłocznie informowani.

4. Ilu opiekunów sprawuje opiekę na obozach młodzieżowych?

W przypadku dzieci w wieku do lat 13 na jednego opiekuna przypada nie więcej niż piętnaścioro uczestników, natomiast w przypadku starszych dzieci grupa przypadająca na jednego opiekuna może liczyć do 20 osób.

5. Kto może pracować jako kadra na koloniach lub obozach?

Kadrę stanowią wykwalifikowani wychowawcy, kierownik wypoczynku oraz często instruktorzy specjalistyczni (np. sportowi, plastyczni). Każdy wychowawca musi posiadać odpowiednie przeszkolenie (kurs wychowawcy kolonijnego) oraz aktualne zaświadczenie o niekaralności. Kierownik musi mieć dodatkowo doświadczenie w pracy z dziećmi oraz ukończony kurs kierownika wypoczynku. Często w naszej kadrze są osoby z wykształceniem pedagogicznym, ale nie jest to wymóg do współpracy z nami.

6. Czy i jak można skontaktować się z kadrą podczas wyjazdu?

Rodzice mogą kontaktować się z kadrą, a dokładniej z kierownikiem obozu. Numer telefonu do kierownika podawany jest zazwyczaj na tydzień przed wyjazdem w informacjach przedwyjazdowych wysyłanych mailowo do rodziców i jest aktywny od momentu dotarcia grupy na miejsce.

7. Z kim można się skontaktować podczas podróży, jeśli dziecko nie odbiera?

Podczas podróży dziecka można kontaktować się z naszym biurem od pon. - pt. w godz. 9:00-17:00, a poza godzinami pracy biura (17:00-9:00 oraz w święta i weekendy) prosimy dzwonić na Telefon Alarmowy 664 097 679.

8. Czy można odwiedzić dziecko podczas obozu?

Odwiedziny rodziców podczas trwania obozu są do zasady niewskazane, aby nie zakłócać integracji grupy.

9. Jakie dokumenty powinien mieć uczestnik przy sobie?

W przypadku obozów zagranicznych wymagany jest paszport lub dowód osobisty, karta kwalifikacyjna oraz w przypadku obozów do Londynu wydrukowany mail z potwierdzeniem pozytywnego rozpatrzenia wniosku ETA. Na wyjazdy w Polsce prosimy o zabranie legitymacji szkolnej i karty kwalifikacyjnej (w przypadku osób z zagranicy legitymacja szkolna nie jest wymagana).

10. Co to jest EKUZ i czy muszę go wyrabiać?

EKUZ jest to Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego, czyli dokument, który od 1 stycznia 2006 roku uprawnia nas do korzystania z usług medycznych poza granicami naszego kraju. Dzięki Karcie korzystamy z usług lekarskich na równych prawach z obywatelami danego kraju. Karta nie jest obowiązkowa, ale pomocna w przypadku przekroczenia standardowej kwoty ubezpieczenia. Wyrabia się ją bezpłatnie w NFZ.

11. Czym jest ubezpieczenie Kosztów Leczenia za granicą?

Ubezpieczenie Kosztów Leczenia (KL), jest ubezpieczeniem pokrywającym wydatki związane z leczeniem za granicą. Gwarantuje pokrycie kosztów leczenia za granicą, zakupu leków, pobytu w szpitalu, konsultacji lekarskich do kwoty 20 tys. euro.

12. Czym jest choroba przewlekła i dlaczego muszę się doubezpieczyć?

Jest to choroba charakteryzująca się przewlekłym procesem rozwoju i długookresowym przebiegiem. W Ogólnych Warunkach Ubezpieczenia widnieje zapis, który informuje o odmowie pokrycia kosztów leczenia, jeżeli Klient leczył się z ich powodu w okresie ostatnich kilku lat, dlatego też w takim wypadku należy wykupić dodatkowe ubezpieczenie.

13. Co oznacza skrót NNW?

NNW to skrót od "następstw nieszczęśliwych wypadków". Ubezpieczenie to zapewnia otrzymanie odszkodowania w wypadku uszczerbku na zdrowiu z powodu uszkodzenia ciała w trakcie trwania ubezpieczenia. O odszkodowanie z tego tytułu należy ubiegać się w towarzystwie ubezpieczeniowym już po całkowitym zakończeniu procesu leczenia.

14. Jak sprawdzić godzinę wyjazdu mojego dziecka na obóz/kolonię?

W każdym z naszych obozów/kolonii znajduje się zakładka TRANSPORT, po rozwinięciu ikony "zobacz" przy terminie, który państwa interesuje pokaże się lista miast, z których planujemy zabrać uczestników na wyjazd. Przy wybranym mieście mogą Państwo sprawdzić godzinę wyjazdu, dopłatę za transport oraz miejsce, w którym odbywa się zbiórka.

15. Czy można zarezerwować miejsca obok siebie w autokarze/samolocie?

Miejsc w transporcie nie jesteśmy w stanie zarezerwować. Jeśli chodzi o autokar to uczestnicy siadają tak jak chcą, więc prawdopodobnie będą mogli usiąść razem. Odnośnie samolotu miejsca przydzielane są losowo.

16. Czy w autokarach są gniazdka do ładowania oraz toaleta oraz jak często na trasie są postoje?

W przypadku gniazdek znajdują się one w niektórych autokarach w formie wejścia USB, lecz mimo wszystko zachęcamy do zabrania ze sobą powerbanków. Toalety znajdują się we wszystkich większych autokarach, choć korzysta się z nich w sytuacjach awaryjnych. Autokar zatrzymuje się średnio co około 4 godziny na stacjach benzynowych lub MOPach.

17. Czy w trakcie podróży są zapewnione posiłki?

Nie, posiłki na trasie nie są zapewnione. Każdy uczestnik musi posiadać własny prowiant lub pieniądze do zakupu czegoś na postoju. W drodze powrotnej dzieci dostają lunch pakiet, który jest ekwiwalentem jednego posiłku – zazwyczaj kanapka, owoc, baton i woda. Czasem hotele nie przygotowują posiłków na wynos, w tym przypadku uczestnicy dostają 5 EUR na zakup jedzenia.

18. Czy można zarezerwować pokój przed wyjazdem?

Na obozie nie rezerwujemy konkretnych pokoi z wyprzedzeniem. Każdy uczestnik wykupuje miejsce w pokoju wieloosobowym, a podziału dokonuje na miejscu Kierownik. Dzięki temu możecie poznać nowych ludzi i łatwiej się zintegrować – przydział zawsze ustalany jest z uwzględnieniem preferencji uczestników.

19. Czy kolega z koleżanką mogą być zakwaterowani w jednym pokoju?

Nie ma takiej możliwości.

20. Co obejmuje kaucja i kiedy jest zbierana?

Kaucja jest zabezpieczeniem na wypadek ewentualnych zniszczeń w autokarze lub w hotelu. Zbierana jest, gdy uczestnicy dotrą na miejsce obozu przez kierownia wraz z dopłatą programową oraz taksą klimatyczną. Zwracana jest naszym uczestnikom pod koniec obozu/kolonii.

21. Czy za rzeczy skradzione z pokoju odpowiada hotel czy organizator?

Specyfika imprez dla dzieci powoduje, że ani organizatorzy, ani gospodarze obiektów hotelarskich nie mogą wziąć na siebie odpowiedzialności za rzeczy zagubione bądź skradzione. Odradzamy zabieranie na imprezy jakiegokolwiek sprzętu elektronicznego, przedmiotów wartościowych oraz większych sum pieniędzy, a jeśli już się to zdarzy, prosimy o przekazanie ich do depozytu kadrze obozowej.

22. Czy dziecko powinno być przygotowane na dodatkowe wydatki np. związane z biletami do kina, muzeum, czy innymi atrakcjami?

W niektórych sytuacjach ceny biletów nie są wliczone w cenę wyjazdu i wtedy należy zapewnić dziecku dodatkowe pieniądze, jest to zawsze zaznaczone w programie imprezy w zakładce „Program” lub „Informacje dodatkowe”.

23. Ile zalecamy wziąć kieszonkowego na obóz?

Jeśli chodzi o obozy zagraniczne to zalecamy, aby dziecko miało ze sobą co najmniej 100 EUR + kaucja (zwrotna) + imprezy fakultatywne + dyskoteki + posiłki tranzytowe, na wyjazdy krajowe ok. 100-150 PLN+ kaucja (zwrotna) + imprezy fakultatywne.

24. Co dziecko powinno spakować na obóz?

Przed każdym wyjazdem wysyłamy maila z informacjami przedwyjazdowymi z potwierdzeniem godziny i miejsca wyjazdu, numerem do kierownika oraz listę rzeczy do spakowania (ubrania, obuwie, dokumenty, kieszonkowe, leki itp.).

25. Czym jest dopłata programowa?

Dopłata programowa obejmuje wszystkie wycieczki programowe, zawiera między innymi opłatę za transport, przewodnika, bilety komunikacji miejskiej, bilety wstępu itp.

26. Czy uczestnicy mają dostęp do klubów imprezowych i od jakiego wieku można wziąć udział w takim wyjściu? Czy są organizowane codziennie?

W przypadku wyjazdów zagranicznych dla młodzieży dostęp do klubów imprezowych uzależniony jest od lokalnych przepisów. We Włoszech i Bułgarii wstęp do klubów możliwy jest od 15. roku życia, natomiast w Hiszpanii – od ukończonego 16. roku życia. Uczestnicy wyjazdów, którzy spełniają te warunki, mają możliwość codziennego udziału w zorganizowanych, bezpiecznych wyjściach do klubów, zawsze pod nadzorem kadry. Jeśli Państwo jako rodzice nie wyrażają zgody na uczestnictwo dziecka w imprezach zewnętrznych, prosimy o odpowiednią informację na karcie kwalifikacyjnej uczestnika.

27. Czy można uzyskać dofinansowanie z zakładu pracy?

Tak, wiele zakładów pracy oferuje dofinansowanie do wypoczynku dziecka z funduszu socjalnego. Należy zapytać dział kadr lub HR o procedurę i warunki. Jako organizator kolonii możemy wystawić fakturę i zaświadczenie wymagane do rozliczenia dofinansowania.

28. Czy jest możliwość przed wyjazdem spotkania się z kadrą obozową?

Ze względu na bardzo dużą ilość klientów z całej Polski oraz liczbę zatrudnianej kadry nie organizujemy spotkania przed wyjazdem. Wszelkie uwagi dotyczące dziecka bardzo prosimy o wpisywanie na karcie kwalifikacyjnej.

29. Pozasądowe rozwiązywanie sporów, gdzie się udać?

W przypadku odrzucenia przez organizatora pisemnej reklamacji klienta, klient ma prawo do pozasądowego rozwiązywania sporów. Jednostką właściwą jest Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w Warszawie, strona: http://wiih.org.pl/.