Walizka prawie spakowana, lista niezbędnych rzeczy odhaczona, a emocje związane z wyjazdem sięgają zenitu. W ferworze ostatnich przygotowań łatwo zapomnieć o dokumentach obowiązkowych dla każdego uczestnika obozu czy kolonii. Niezależnie od tego, czy cel podróży to malownicze polskie góry czy tętniący życiem Londyn, niezbędne jest posiadanie odpowiednich dokumentów. Poniżej wyjaśniamy, jak skompletować teczkę małego podróżnika.
Wyjazd na terenie Polski wydaje się najmniej skomplikowany pod względem formalności, ale i tutaj obowiązują pewne żelazne zasady. Podstawowe dokumenty to:
Karta kwalifikacyjna uczestnika wypoczynku – to najważniejszy dokument dla organizatorów. Należy ją wypełnić jeszcze przed wyjazdem, podając wszystkie kluczowe informacje dotyczące uczestnika: numer PESEL, opis stanu zdrowia (np. informacje o alergiach, przyjmowanych na stałe lekach czy specjalnych potrzebach żywieniowych), dane kontaktowe do opiekunów. To dla naszej kadry podstawowe źródło wiedzy, które pozwala zapewnić Twojemu dziecku najlepszą możliwą opiekę. Karta to także formalna zgoda na udział w programie obozu. Bez niej, ze względów prawnych i bezpieczeństwa, dziecko nie może zostać przyjęte na wypoczynek.
Ważna legitymacja szkolna – ten dokument potwierdza tożsamość Twojego dziecka i uprawnia do wielu zniżek, na przykład podczas przejazdów komunikacją publiczną czy przy zakupie biletów wstępu do niektórych atrakcji, muzeów czy parków narodowych. Dzięki niej można optymalizować koszty na miejscu i czasami zaoferować grupie dodatkowe atrakcje. Upewnij się, że legitymacja ma aktualną pieczątkę – to warunek jej ważności.
To obowiązkowe dokumenty na obóz krajowy, które każdy uczestnik bezwzględnie musi mieć ze sobą. Warto schować je w bezpieczne, ale łatwo dostępnym miejscu, na przykład w oddzielnej, podpisanej koszulce lub małej saszetce.
Podróż poza granice Polski to jeszcze większa przygoda, która wymaga nieco innego przygotowania dokumentacyjnego. Podobnie jak w przypadku wyjazdów krajowych, absolutną podstawą jest karta kwalifikacyjna uczestnika wypoczynku. Jej rola jest tu identyczna – to kompendium wiedzy o Twoim dziecku dla opiekunów. Oprócz niej każdy uczestnik musi mieć przy sobie:
Ważny paszport lub dowód osobisty (w zależności od kierunku podróży) – na terenie Unii Europejskiej oraz strefy Schengen Twojemu dziecku wystarczy ważny dowód osobisty, jeśli jednak celem są kraje spoza tej strefy, konieczny jest paszport. Upewnij się, że dokument nie straci ważności w trakcie trwania obozu i miej na uwadze, że niektóre kraje wymagają, by dokument był ważny jeszcze przez 3 lub 6 miesięcy od daty planowanego powrotu. Zawsze sprawdzaj aktualne przepisy dla kraju docelowego.
Potwierdzenie otrzymania ETA (w przypadku wyjazdu do Londynu) – wyjście Wielkiej Brytanii z Unii Europejskiej wprowadziło nowe regulacje. Od niedawna obywatele UE podróżujący do Zjednoczonego Królestwa muszą posiadać Elektroniczną Zgodę na Podróż (ETA). Jest to cyfrowe zezwolenie, o które należy wnioskować online przed wyjazdem. Na obozy młodzieżowe do Londynu koniecznie trzeba zabrać ze sobą wydrukowane potwierdzenie otrzymania ETA. Bez niego przekroczenie granicy będzie niemożliwe.
Wiesz już, jakie są ogólne zasady. Pamiętaj jednak, że każdy wyjazd jest inny. Program, lokalizacja, specyfika zajęć – to wszystko może wpływać na listę wymaganych rzeczy i dokumentów. Wszystkie ważne informacje znajdziesz na stronach naszych ofert w zakładce „Informacje dodatkowe”. W tym miejscu precyzyjnie wskazujemy, co zabrać na kolonię i jakie dokumenty są wymagane, a dodatkowo podajemy wskazówki organizacyjne dotyczące konkretnego wyjazdu. Warto sprawdzić informacje jeszcze przed wyborem kolonii czy obozu młodzieżowego, by mieć pewność, że wszystkie formalności uda się dopełnić na czas
